FAQ

Toute question concernant le dispositif et le crédit d’heures peut être adressée par courriel à la Division Formation Continue.

• Pour le secteur AEF : 

        📞 +352 247-75181

        ✉️ formation.aef@men.lu

• Pour le secteur ENF : 

        📞 +352 247-95225

        ✉️ formation.enf@men.lu

L’ID Structure est le numéro d'identification attribué à chaque structure ou service par la Division Formation Continue de l'Agence Qualité.

Il permet à votre structure d’être reconnue comme éligible aux prestations au dispositif. Consulter ici l'onglet accès au dispositif  pour de plus amples informations.

Le crédit d'heures s'addresse à toutes les personnes concernées par le dispositif et qui sont pris en compte pour le calcul du crédit d’heures.

⚠️ Le personnel de cuisine ou le personnel de nettoyage ayant un contrat de travail avec un prestataire de service externe au gestionnaire de la structure n’est pas considéré pour le calcul du crédit d’heures. Les formations des équipes soustraitées ne sont pas à charge du gestionnaire de la structure.

✅ OUI : Une personne sous contrat à durée déterminée (CDD) n’a pas d’obligation de formation continue mais a le droit de participer à une formation standard, une offre sur mesure et à un coaching.

📌 Elle ne compte juste pas dans le calcul du crédit d’heures, étant donné qu'elle remplace quelqu'un en CDI.

📅 Le calcul du crédit d’heures se fait une fois par an, en date du 1er janvier.

🔄 Toutes les modifications au niveau de la composition du personnel survenant au cours de l’année ne sont pas à prendre en compte.

Par exemple : un nouveau contrat et/ou une augmentation et/ou une réduction des heures du contrat de travail ne sont pas pris en compte pour l’année en cours.

⚠️  Si des changements importants surviennent au cours de l’année, le responsable de la structure peut faire une demande d’augmentation du crédit d’heures auprès de la Division Formation Continue.

⛔ Non, le crédit d’heures qui n’a pas totalement été utilisé pendant l’année ne peut pas être reporté à l’année suivante. Le compteur est remis à zéro à la fin de chaque année.

⏳ Une heure de participation à une offre sur mesure ou un coaching est égal à l’utilisation d’un crédit d’heures, peu importe le nombre de participants. Consultez plus d'informations ici sous l'onglet Accès au dispositif.

Les formations proposées par d’autres organismes de formation et non affichées sur ce site sont à considérer des formations « Hors programme ».

📌 Ces formations peuvent faire l’objet d’une demande de validation afin de les rendre éligibles aux heures de formation obligatoires.

🔍Plus de détails ici sous l'onglet Accès au dispositif.

⛔ Les heures de coaching ne comptent pas dans les 32 heures de formation obligatoires pour le secteur de l’éducation non formelle (ENF).

✅ Pour le secteur de l’aide à l’enfance et à la famille (AEF), elles sont prises en compte, en raison des spécificités des missions et objectifs qui lui sont propres.

Pour toute question concernant la Plattform' n'hésitez pas à nous contacter : 

        📞 +352 247-75181

        📞 +352 247-95225

        ✉️ plattform@men.lu

En principe, toutes les formations standard du catalogue peuvent être proposées sur place.

Pour en faire la demande, cliquez simplement sur le bouton Demander une formation sur place. Vous accédez à un formulaire prérempli avec les données de la formation choisie. Il est à remplir par le responsable des inscriptions. Il sera transmis par le site à l’agence concernée.

Une fois la formation organisée, l'agence rend la formation accessible sur MyGuichet.lu dans votre espace professionnel pour vous permettre d'inscrire votre équipe.

Lorsque vous parcourez les sessions de formation, vous pouvez filtrer les résultats selon le statut des sessions :

• ouvert
• complet
• en cours
• annulé
• réalisé

Ces filtres vous aident à affiner votre recherche selon vos besoins.

* Ne concerne que les gestionnaires, chargés de direction ou toute autre personne désignée par la direction en charge de la formation continue.*

• Choisissez votre formation sous formation standard, allez vers ses sessions ou 
• Allez directement vers une session dans la vue voir toutes les sessions
• Sélectionnez la session qui vous convient en activant le bouton voir le détail
• Cliquez sur s'inscrire

📌 Vous serez automatiquement redirigé vers MyGuichet.lu pour compléter votre inscription et démarrer votre démarche en ligne.

Plus d'information ici

Si vous avez des questions concernant les démarches sur MyGuichet.lu, telles que:

• la création d’un espace professionnel,
• l’ajout d’un utilisateur,
• ou toute autre demande, 

n’hésitez pas à contacter le Helpdesk MyGuichet.lu :

📞 +352 247-82000 les jours ouvrés de 8h00 à 18h00

🌐 Site internet

Pour vous enregistrer sur MyGuichet.lu, vous devez disposer :

1. d’un numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) ; et
2. d’un ordinateur ou d’un appareil mobile (smartphone ou tablette) connecté à Internet ; et
3. d’une adresse e-mail ; et
4. de votre produit d’authentification, c’est-à-dire :
   • un produit LuxTrust ; ou
   • une carte d’identité électronique luxembourgeoise (eID) ; ou
   • un moyen eIDAS d’un autre pays européen.

🔍 Pour en savoir plus et accéder aux ressources complètes, rendez-vous directement sur le site dédié en cliquant ici.

Vous pouvez vérifier la validité de votre moyen d’identification eIDAS et les données d’identification personnelles associées ici.

🔍 Pour en savoir plus et accéder aux ressources complètes, rendez-vous directement sur le site dédié en cliquant ici.

* Ne concerne que les gestionnaires, chargés de direction ou toute autre personne désignée par la direction en charge de la formation continue.*

• Avant de pouvoir créer un espace professionnel, vous devez d’abord vous enregistrer sur MyGuichet.lu.
• Si vous avez déjà un espace privé sur MyGuichet.lu, vous pouvez utiliser le même produit d’authentification pour créer votre espace professionnel. Si vous souhaitez utiliser un autre produit, vous devez d’abord vous enregistrer avec celui-ci.

Pour créer un espace professionnel,vous devez disposer :

1. d’un numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) ; et
2. d’un ordinateur ou d’un appareil mobile (smartphone ou tablette) connecté à Internet ; et
3. d’une adresse e-mail ; et
4. de votre propre produit d’authentification, c’est-à-dire :

• un produit LuxTrust à usage privé ou professionnel ; ou
• une carte d’identité électronique luxembourgeoise (eID) ; ou
• un moyen eIDAS d’un autre pays européen.

🔍  Pour en savoir plus et accéder aux ressources complètes, rendez-vous directement sur le site dédié en cliquant ici.

Pour des raisons de confidentialité et de respect du RGPD, nous recommandons de limiter l’accès à l’espace professionnel dédié aux formations aux seules personnes responsables de la gestion des formations au sein de votre organisation.

⚠️ Donner un accès élargi à l’ensemble de votre équipe pourrait exposer des données personnelles sensibles, telles que les matricules, les adresses e-mail, les numéros SSN (Subject Serial Number) à 20 chiffres de son certificat d’authentification.

⚠️ Pour garantir la sécurité des informations, veuillez attribuer les accès avec discernement.

✅ Oui, c’est tout à fait possible ! Si un salarié ne peut pas participer à une formation, un collègue de la même structure peut le remplacer.
Voici comment procéder :

1. Connectez-vous à votre espace professionnel sur MyGuichet.lu. 
2. Allez dans l’onglet Mes démarches. 
3. Sélectionnez la démarche liée à la formation et au participant concerné. 
4. Ouvrez l’onglet Dossier, puis cliquez sur "Éditer". 
5. Suivez les instructions du formulaire guidé pour effectuer le remplacement.

🔄 Une solution simple pour assurer la continuité des formations suivies par votre structure !

* Ne concerne que les gestionnaires, chargés de direction ou toute autre personne désignée par la direction en charge de la formation continue.*

Tout dépend du moment de l’annulation :

• En général :
  L’annulation doit être faite via MyGuichet.lu, dans votre espace professionnel.
  👉 En complément, si l'annulation se fait à court terme, moins d'une semaine avant le début de la formation, nous vous demandons d’envoyer un e-mail à l’agence concernée pour assurer le bon suivi.

• Le jour même de la formation :
  Veuillez contacter directement l’agence organisatrice par téléphone ou par e-mail pour l’en informer rapidement.
  📞 Vous trouverez les coordonnées des agences ici.

⚠️ Une bonne communication permet de gérer efficacement les remplacements et d’éviter les absences non justifiées.

Après la formation, le certificat de participation est transmis dans l’espace professionnel MyGuichet.lu de la structure concernée.

Si la personne inscrite possède également un espace privé MyGuichet.lu, le certificat y sera aussi déposé. Dans le cas où un participant ne dispose pas d’un espace privé MyGuichet.lu, il revient aux personnes ayant accès à l’espace professionnel de la structure de télécharger le certificat pour le participant.

👉 Il est donc vivement conseillé à tous les membres du personnel de créer un espace privé MyGuichet.lu.

Il est fortement recommandé !
Chaque participant devrait disposer de son propre compte privé sur MyGuichet.lu. Cela lui permet de :

📩 recevoir directement les communications liées        aux formations et coachings,

🔔 être informé en cas de modification ou d’annula-          tion,

📄 télécharger ses certificats de participation.

Un compte privé garantit une meilleure gestion et un accès simplifié à toutes les informations utiles.

Pour pouvoir inscrire un participant, je dois être un gestionnaires, chargé de direction ou toute autre personne désignée par la direction en charge de la formation continue.

Est-ce que j'ai un ID structure et un espace professionnel certifié?

📌 Pour pouvoir inscrire des participants à une formation, vous devez être responsable de la formation continue au sein de votre structure ou organisation, et disposer de :

1. Un ID Structure
2. Un espace professionnel certifié pour le dispositif de formation continue sur MyGuichet.lu

🔍 Si vous ne disposez pas encore de ces éléments :

• Consultez la FAQ « Comment obtenir un ID Structure ? » dans la catégorie Développement professionnel
• Consultez la FAQ « Comment certifier mon espace professionnel ? » dans la catégorie MyGuichet.lu

✅ Une fois ces étapes complétées, vous pourrez gérer les inscriptions en toute autonomie !

🎥 Besoin d’un coup de pouce ?
Si vous remplissez toutes les conditions, nous vous invitons à consulter la session Teams qui explique le fonctionnement de la plateforme.

• Dans la version française, l’inscription est expliquée à partir de 1 :02 :28 / 1 :44 :49
• Dans la version luxembourgeoise, à partir de ·         1 :02 :28 / 1 :44 :49

📌 Pour inscrire un collaborateur à une formation sur place, un coaching, une supervision ou un accompagnement de processus, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. L’agence me communique les informations suivantes : Le nom de la formation, du coaching, de la supervision ou de l’accompagnement de processus dédié à ma structure.
2. Je me connecte à l’espace professionnel MyGuichet de ma structure.
3. Sur la page d’accueil, je vais dans Mes démarches et je crée une nouvelle démarche.
4. Je sélectionne la démarche nommée : MENJE : Demande d'inscription d'un employé de sa structure à une formation continue, puis j’appuie sur le bouton + nouvelle démarche
5. Je suis les étappes, comme pour les inscriptions à une formation du catalogue.